E-rēķinu lietošanas instrukcija

1. Pirms sākat

Izvēlieties uzņēmumu, ar kura dokumentiem strādāsiet, un atveriet Dokumenti → E-Rēķini. Lapa ir sadalīta divās cilnēs:

• Saņemtie e-rēķini — piegādātāju XML rēķinu ielase, saglabāšana un grāmatošana.
• Nosūtītie e-rēķini — izejošo rēķinu XML sagatavošana, lejupielāde un nosūtīšana VID. Cilnē redzami arī rēķini, kas vēl nav nosūtīti.

Izejošo rēķinu cilne ir redzama, ja šī funkcija sistēmā ir ieslēgta un lietotājam ir piekļuve sadaļai Noliktava → Izejošie dokumenti. Dokumentu apstrādei vajadzīgas arī tiesības veikt izmaiņas attiecīgajā sadaļā.

Abās cilnēs norādiet Periods no un līdz formātā dd.mm.gggg. Atlase notiek pēc rēķina datuma. Sākotnēji tiek piedāvāts periods no iepriekšējā mēneša sākuma līdz pašreizējā mēneša beigām.

2. Ienākošie: saņemšana un grāmatošana

XML datnes pievienošana

1. Saglabājiet datorā no piegādātāja saņemto e-rēķina .xml datni.
2. Cilnē Saņemtie e-rēķini nospiediet Pievienot XML un izvēlieties datni.
3. Atvērtajā logā pārbaudiet pārdevēju un pircēju, rēķina numuru un datumu, valūtu, norēķinu kontus, preču vai pakalpojumu rindas, PVN un summu apmaksai.
4. Nospiediet Darbības, lai turpinātu datu pārbaudi un saglabāšanu.

Programma pārbauda XML formātu, rēķina saņēmēja atbilstību izvēlētajam uzņēmumam un to, vai šāds rēķins jau ir pievienots. Ja pārbaude neizdodas, izlasiet kļūdas paziņojumu un novērsiet norādīto iemeslu.

XML pievienošana sākotnēji atver priekšskatījumu. Lai rēķins paliktu saņemto rēķinu sarakstā, pabeidziet darbību ar Saglabāt e-rēķinu vai Saglabāt un grāmatot. Ja logu aizverat pirms saglabāšanas, datni vajadzēs pievienot no jauna.

Partnera un norēķinu kontu pārbaude

Programma meklē esošu partneri pēc pārdevēja reģistrācijas vai PVN numura. Ja partneris nav atrasts, saglabājot rēķinu, tiek izveidota partnera kartīte.

• Izvēlieties Partnera dati no rēķina vai, ja piedāvāts, Partnera dati no Uzņēmumu reģistra.
• Izmantojot Uzņēmumu reģistra datus, izvēlieties piedāvāto īso vai pilno nosaukumu un pārbaudiet rekvizītus.
• Sadaļā Pārdevēja norēķinu konti pārbaudiet atrastos IBAN. Partnera kartītē vēl neesošie konti tiks tai pievienoti.

Saglabāšana un grāmatošana

Ja vēlaties rēķinu pagaidām tikai saglabāt, nospiediet Saglabāt e-rēķinu. Tas iegūst statusu Saglabāts; grāmatojums netiek izveidots.

Lai izveidotu grāmatojumu, izvēlieties Kontēšanas veidne un nospiediet Saglabāt un grāmatot. Veidni iepriekš sagatavojiet sadaļā Iestatījumi → Kontēšanas veidnes e-rēķinu apstrādei: norādiet dokumenta veidu un nepieciešamās kontējuma rindas, summu tipus, debeta un kredīta kontus.

Pēc veiksmīgas grāmatošanas rēķina statuss ir Grāmatots. Atveriet to vēlreiz un nospiediet Atvērt grāmatojumu, lai pārbaudītu izveidoto finanšu dokumentu. Šī darbība veido finanšu grāmatojumu; tā pati par sevi neveido ienākošo noliktavas dokumentu ar preču kustību.

Ja grāmatošana neizdodas, rēķins var palikt statusā Saglabāts. Novērsiet paziņojumā norādīto kļūdu, atveriet rēķinu, nospiediet Darbības un atkārtojiet grāmatošanu ar atbilstošu veidni.

Apskate, drukāšana un grāmatojuma atcelšana

Saglabātu rēķinu atveriet ar dubultklikšķi uz rindas vai rindas darbību izvēlnē izvēlieties Atvērt. Poga Drukāt atver rēķina drukas skatu.

Grāmatotam rēķinam rindas izvēlnē pieejama darbība Atcelt grāmatojumu. Pēc apstiprināšanas tiek dzēsts saistītais finanšu dokuments, bet e-rēķins paliek statusā Saglabāts. Saglabātu, negrāmatotu e-rēķinu var izņemt ar Dzēst. Grāmatotu rēķinu vispirms atgrāmatojiet.

3. Izejošie: XML sagatavošana un lejupielāde

Sagatavojiet sākotnējo rēķinu

Rēķinu izveidojiet un saglabājiet sadaļā Noliktava → Izejošie dokumenti. Cilnē Nosūtītie e-rēķini tiek atlasīti dokumenti ar statusu Izpildīts vai Kontēts. Sagataves šajā sarakstā nav redzamas.

Pirms XML sagatavošanas pārbaudiet:

• uzņēmuma nosaukumu, reģistrācijas numuru, adresi un PVN numuru, ja piemērojams, sadaļā Iestatījumi → Uzņēmuma uzstādījumi;
• klienta rekvizītus sadaļā Klasifikatori → Partneri;
• rēķina numuru, datumu, apmaksas termiņu, valūtu, rindas, atlaides un PVN informāciju;
• rēķinā lietoto mērvienību PEPPOL mērvienība kodus sadaļā Klasifikatori → Mērvienības;
• atbilstošo PEPPOL rēķina veids sadaļā Klasifikatori → Dokumentu tipi;
• uzņēmuma norēķinu kontu un tā izvēli rēķina drukas iestatījumos.

Rēķina XML obligāti jābūt norēķinu kontam. Izejošā dokumenta drukas logā izvēlieties vajadzīgo kontu laukā Norēķinu konti. Lai saglabātu izvēli turpmākajai XML ģenerēšanai e-rēķinu cilnē, izmantojiet Apskatīt vai Drukāt.

Ģenerējiet un lejupielādējiet XML

1. Atveriet Dokumenti → E-Rēķini → Nosūtītie e-rēķini un norādiet vajadzīgo periodu.
2. Atzīmējiet rēķinu izvēles rūtiņu rindas sākumā. PRO plānā var atzīmēt vairākus rēķinus vai ar rūtiņu tabulas galvenē atlasīt visus pašreizējā lapā.
3. Nospiediet Ģenerēt XML. Ja XML jau izveidots, programma lūgs apstiprināt pārģenerēšanu.
4. Pārbaudiet darbības rezultātu. Ja daļa rēķinu nav apstrādāti, paziņojumā redzams konkrētais rēķins un kļūdas iemesls.
5. Pēc saraksta pārlādes atzīmējiet rēķinus vēlreiz un nospiediet Lejupielādēt XML. Vienam rēķinam var izmantot arī lejupielādes pogu tā rindas beigās.

Vienam rēķinam lejupielādē .xml datni, vairākiem — e-rekini.zip arhīvu ar atsevišķām XML datnēm. Mainot filtrus vai lapu un pēc XML ģenerēšanas vai nosūtīšanas, atlase tiek noņemta.

Ģenerēt XML sagatavo datni. Lejupielādēt XML lejupielādē jau saglabātu XML versiju. Neviena no šīm darbībām nenosūta rēķinu klientam vai VID. Pēc rēķina labošanas pirms lejupielādes ģenerējiet XML no jauna.

XML var iegūt arī atsevišķā izejošā dokumenta drukas logā: izvēlieties norēķinu kontus un nospiediet Saglabāt XML.

4. Nosūtīšana klientam

1. Partnera kartītē pārbaudiet rēķinu saņemšanai paredzēto e-pasta adresi.
2. Atveriet izejošā dokumenta drukas logu un izvēlieties izdrukas formu un norēķinu kontus.
3. Atzīmējiet E-pasta pielikumā iekļaut rēķina XML datni*. Ja vajadzīgs, atzīmējiet arī Sūtīt man e-pasta vēstules kopiju*.
4. Nospiediet Sūtīt e-pastā un pārbaudiet nosūtīšanas rezultātu. Klientam tiek sūtīts PDF rēķins un, ja atzīmēts, XML datne.

Cilnes Nosūtītie e-rēķini kolonnā Nosūtīts klientam vērtība Jā nozīmē, ka Aktīvs ir reģistrēta nosūtīšana e-pastā ar XML pielikumu. Tikai PDF nosūtīšana šo atzīmi neveido. Tā arī neapliecina, ka klients rēķinu ir izlasījis vai apmaksājis.

Ja XML nosūtāt klientam ārpus Aktīvs, šī darbība automātiski neparādās minētajā kolonnā.

Nosūtīšana klientam un nosūtīšana VID ir atsevišķas darbības. Pēc e-pasta nosūtīšanas pārbaudiet arī VID statuss un, ja nepieciešams, iesniedziet rēķinu VID.

5. VID EDS API atslēgas iestatīšana

Tiešajai nosūtīšanai no Aktīvs nepieciešama derīga VID EDS API atslēga un tiesības pārstāvēt attiecīgo uzņēmumu.

1. VID EDS izvēlieties uzņēmumu un atveriet Iestatījumi → Servisu saskarne. Pārbaudiet atļauju izmantot lietotāja kontu šī nodokļu maksātāja pārstāvībai un izveidojiet API atslēgu.
2. Aktīvs izvēlieties to pašu uzņēmumu un atveriet Iestatījumi → Iestatījumi.
3. Ielīmējiet atslēgu laukā VID EDS API atslēga (pieejama tikai attiecīgajam lietotājam) un nospiediet Saglabāt.

Par EDS servisu piekļuvi: VID EDS API servisa apraksts.

Atslēga tiek saglabāta konkrētajam Aktīvs lietotājam un izvēlētajam uzņēmumam. Cita lietotāja saglabāta atslēga jūsu nosūtīšanai netiek izmantota. Saglabātā atslēga ekrānā ir aizklāta.

Ja atslēga jāaizstāj, izmantojiet Dzēst pie atslēgas lauka, pēc tam ievadiet un saglabājiet jauno.

6. Tiešā nosūtīšana uz VID EDS

1. Cilnē Nosūtītie e-rēķini izvēlieties periodu. Ar filtru VID statuss → Nav iesniegts atlasiet rēķinus, kuriem vēl nav reģistrēta sekmīga nodošana VID.
2. Atzīmējiet nosūtāmos rēķinus un nospiediet Sūtīt VID.
3. Ja rēķins jau ir sūtīts vai iepriekšējās nosūtīšanas rezultāts nav droši zināms, programma prasa apstiprināt atkārtotu nosūtīšanu. Pirms apstiprināšanas pārbaudiet iepriekšējo rezultātu.
4. Pārbaudiet darbības paziņojumu un katra rēķina VID statuss un Piezīmes.
5. Ja atbilde vēl nav saņemta, vēlāk pārlādējiet lapu vai mainiet atlases filtru, lai ielasītu aktuālo statusu.

Atsevišķi nospiest Ģenerēt XML pirms nosūtīšanas nav obligāti: programma sagatavo VID XML, ja tā vēl nav vai rēķins kopš tā sagatavošanas ir labots.

Paziņojums par darbības pabeigšanu vēl nenozīmē, ka VID ir pabeidzis rēķina pārbaudi. Pārbaudiet gala statusu Veiksmīgs. Ja rezultāts ir neskaidrs vai parādās noraidījums, pārbaudiet rēķinu arī VID EDS.

Filtrs Kļūdaina nosūtīšana palīdz atrast gan VID noraidījumus, gan neveiksmīgus nosūtīšanas mēģinājumus. Pēc neveiksmīga atkārtota mēģinājuma sarakstā var saglabāties iepriekš saņemtais VID statuss, tāpēc lasiet arī darbības paziņojumu.

7. XML augšupielāde VID EDS

Izejošā rēķina XML iegūstiet ar Ģenerēt XML → Lejupielādēt XML vai dokumenta drukas logā ar Saglabāt XML. Ja lejupielādēts ZIP arhīvs, vispirms izpakojiet XML datnes.

1. Pieslēdzieties VID EDS un izvēlieties attiecīgo uzņēmumu.
2. Atveriet sadaļu E-rēķini un nospiediet Pievienot e-rēķinus vai ievelciet XML augšupielādes laukumā.
3. Pievienojiet PEPPOL BIS 3.0 XML datni līdz 20 MB.
4. Sagaidiet apstrādi un pārbaudiet attiecīgo cilni: Izsniegtie, Saņemtie, Avansa vai Noraidītie.
5. Veiksmīgu iesniegšanu apliecina zaļais apstrādes rezultāts. Noraidījumam pārbaudiet iemeslu un iesniedziet labotu datni.

Augšupielādei EDS vajadzīgas paraksttiesīgās amatpersonas vai pilnvarotās personas tiesības.

EDS soļi un datnes prasības: VID instrukcija “E-rēķinu iesniegšana un apstrāde VID EDS” (PDF).

Saņemtā rēķina iesniegšana

Aktīvs cilnē Saņemtie e-rēķini nav pogas Sūtīt VID vai XML lejupielādes pogas. Ja saņemtais rēķins jāaugšupielādē EDS, izmantojiet no piegādātāja saņemto oriģinālo XML datni un iepriekš aprakstītos soļus.

Manuāla augšupielāde EDS automātiski neatjaunina Aktīvs kolonnu VID statuss. Šajā kolonnā tiek atspoguļoti no Aktīvs veiktās tiešās nosūtīšanas rezultāti. Saņemtā rēķina saglabāšana vai grāmatošana Aktīvs arī nenosūta to VID.

8. Rēķina labojumi pēc nosūtīšanas

Kolonnā Piezīmes programma var norādīt:

• Klienta un VID XML atšķiras — abiem adresātiem saglabātās XML versijas nav vienādas; salīdziniet nosūtīto saturu.
• Rēķins ir labots kopš nosūtīšanas klientam — pašreizējais rēķins ir mainīts pēc reģistrētās e-pasta nosūtīšanas.
• Rēķins ir labots kopš nosūtīšanas VID — pašreizējais rēķins ir mainīts pēc nodošanas VID.
• Nav zināms, vai rēķins sasniedza VID — savienojuma rezultāts nav droši zināms. Pirms atkārtotas nosūtīšanas pārbaudiet EDS.

Pēc labojuma pārbaudiet rēķina datus un ģenerējiet jaunu XML pirms lejupielādes. Ja labotais rēķins jānodod klientam, nosūtiet arī aktuālo XML. Nosūtīšana VID automātiski nenosūta labojumu klientam.

Saglabāta XML pārģenerēšana pati par sevi neaizstāj klientam vai VID iepriekš nosūtītu datni.

9. Problēmu risināšana