Regulārie rēķini Aktīvs sistēmā
Regulārie rēķini ļauj sagatavot veidni vienreiz un automātiski izveidot ikmēneša, ceturkšņa vai gada rēķinus.
Regulārie rēķini
Regulārie rēķini ļauj vienu reizi sagatavot rēķina veidni un turpmāk automātiski izveidot ikmēneša, ceturkšņa vai gada rēķinus. Ja nepieciešams, programma izveidoto rēķinu var arī nosūtīt partnerim e-pastā.
Jaunais rēķins tiek veidots no iepriekš sagatavota izejošā dokumenta. No paraugdokumenta tiek pārņemts partneris, dokumenta veids un sērija, preču vai pakalpojumu rindas, cenas, PVN, atlaides un cita pamatinformācija. Dokumenta datumu, numuru, apmaksas termiņu un norēķinu periodu programma aprēķina katrai izpildei no jauna.
Pirms sākat
Regulārie rēķini ir pieejami ar Aktīvs PRO abonementu.
Lai izveidotu regulārā rēķina veidni, nepieciešams:
- lietotāja tiesības atvērt sadaļu Noliktava -> Regulārie rēķini un veikt tajā izmaiņas;
- vismaz viens iepriekš sagatavots izejošais noliktavas dokuments, kuru izmantot par paraugu;
- ja rēķinu sūtīsiet e-pastā — partnera kartītē norādīta rēķinu e-pasta adrese, aktīva rēķina izdrukas veidne un vismaz viens aktīvs bankas norēķinu konts.
Ātrais ceļš: izveidojiet pirmo regulāro rēķinu
- Sagatavojiet parastu izejošo rēķinu ar pareizo partneri, rindām, cenām, PVN un citu informāciju, kuru vēlaties atkārtot.
- Atveriet Noliktava -> Regulārie rēķini un nospiediet Pievienot.
- Solī Pamatinformācija ievadiet veidnes nosaukumu, izvēlieties paraugdokumentu, jaunā dokumenta statusu un atstājiet atzīmi Aktīva.
- Solī Grafiks norādiet biežumu, mēneša dienu un sākuma datumu. Ja grafikam nav jābeidzas, beigu datumu un maksimālo rēķinu skaitu atstājiet tukšu.
- Solī Rēķina saturs izvēlieties apmaksas termiņa un norēķinu perioda aprēķina veidu.
- Solī Sūtīšana izvēlieties, vai rēķinu automātiski nosūtīt e-pastā. Ja sūtīšanu ieslēdzat, izvēlieties izdrukas veidni un norēķinu kontu, pēc tam nospiediet Priekšskatīt.
- Solī Pārskats pārbaudiet iestatījumus un nospiediet Saglabāt.
- Ja vēlaties pārbaudīt rezultātu uzreiz, veidnes darbību izvēlnē izvēlieties Ģenerēt tagad. Tiks izveidots īsts rēķins ar īstu dokumenta numuru.
Detalizēts vedņa apraksts
Vednim ir pieci soļi. Starp soļiem var pārvietoties ar pogām Atpakaļ un Tālāk vai nospiežot uz soļa nosaukuma. Saglabājot programma pārbauda visus obligātos laukus un atver pirmo soli, kurā atrasta kļūda.
1. Pamatinformācija
-
Nosaukums
Veidnes nosaukums, pēc kura to atpazīsiet sarakstā, piemēram, “Ikmēneša uzturēšanas maksa — Klients A”. Nosaukums nenonāk klienta rēķinā. -
Paraugdokuments
Izejošais dokuments, no kura tiks pārņemts partneris un rēķina saturs. Izvēlnē pie dokumenta redzams numurs, datums, partneris un summa. -
Izveidotā dokumenta statuss
- Sagatave — rēķins tiek izveidots, bet tā statuss netiek pacelts.
- Izpildīts — pēc izveides rēķins tiek pārcelts izpildītā statusā.
- Kontēts — programma mēģina rēķinu arī kontēt. Paraugdokumentam jābūt derīgai kontējuma veidnei. Ja statusu pacelt neizdodas, rēķins paliek izveidots un vēsturē parādās brīdinājums.
-
Aktīva
Aktīvu veidni apstrādā automātiskais plānotājs. Noņemiet atzīmi, ja vēlaties veidni saglabāt, bet vēl nesākt rēķinu veidošanu.
2. Grafiks
-
Biežums
Izvēlieties Ik mēnesi, Ik ceturksni vai Ik gadu. -
Ik pēc cik periodiem
Norāda intervālu. Vērtība 1 nozīmē katru periodu, bet, piemēram, 2 kopā ar Ik mēnesi nozīmē vienu rēķinu ik pēc diviem mēnešiem. Atļautās vērtības ir no 1 līdz 12. -
Mēneša diena
Diena, kurā rēķinu paredzēts izveidot. Ja izvēlētajā mēnesī tādas dienas nav, programma izmanto mēneša pēdējo dienu. Tādēļ 31 nozīmē mēneša pēdējo dienu: februārī tas būs 28. vai 29. datums, aprīlī — 30. datums, bet maijā — 31. datums. Nākamajos mēnešos grafiks atgriežas pie sākotnēji norādītās dienas un nenovirzās uz 28. datumu. -
Sākuma datums
Datums, pirms kura rēķinus neveido. Ja sākuma datums ir pagātnē, programma neveido visus nokavētos rēķinus; pirmā izpilde būs tuvākajā grafika datumā, kas nav agrāks par šodienu. -
Beigu datums
Neobligāts pēdējās izpildes ierobežojums. Grafika datums, kas sakrīt ar beigu datumu, vēl ir atļauts. Vēlāka izpilde vairs netiek plānota. -
Maksimālais rēķinu skaits
Neobligāts izveidojamo rēķinu skaita ierobežojums no 1 līdz 999. Ja norādīts arī beigu datums, grafiks beidzas pie tā ierobežojuma, kurš iestājas pirmais.
Grafika piemēri
| Iestatījums | Rezultāts |
|---|---|
| Ik mēnesi, ik pēc 1 perioda, 15. datums | Rēķins katra mēneša 15. datumā. |
| Ik mēnesi, ik pēc 2 periodiem, 1. datums | Rēķins katru otro mēnesi 1. datumā. |
| Ik ceturksni, ik pēc 1 perioda, 31. datums | Rēķins ik pēc trim mēnešiem; īsā mēnesī — tā pēdējā dienā. |
| Ik gadu, ik pēc 1 perioda, 10. datums | Rēķins reizi gadā attiecīgā mēneša 10. datumā. |
3. Rēķina saturs
Apmaksas termiņš
- No partnera kartītes — izmanto partnerim norādīto apmaksas termiņu; ja partnerim tas nav norādīts, programma izmanto uzņēmuma noklusējumu.
- Dokumenta datums + dienas — termiņu aprēķina, dokumenta datumam pieskaitot norādīto dienu skaitu no 0 līdz 365.
- Kā paraugdokumentā — pārņem paraugdokumenta apmaksas termiņu.
Norēķinu periods
- Aprēķināt no izpildes datuma — programma aizpilda perioda sākumu un beigas. Var izvēlēties tekošo vai iepriekšējo kalendāra periodu.
- Kā paraugdokumentā — pārņem paraugdokumentā norādīto periodu.
- Neaizpildīt — jaunajā rēķinā norēķinu periods paliek tukšs.
Automātiski aprēķinātā perioda garums seko biežumam: mēneša veidnei tas ir kalendāra mēnesis, ceturkšņa veidnei — kalendāra ceturksnis, gada veidnei — kalendāra gads. Lauks Ik pēc cik periodiem maina rēķina izveides intervālu, nevis viena rēķina norēķinu perioda garumu.
Piemēram, ikmēneša rēķinam, kuru izveido 1. martā, izvēle Iepriekšējo aizpilda periodu no 1. līdz 28. vai 29. februārim, bet izvēle Tekošo — no 1. līdz 31. martam.
Piezīmju un darījuma apraksta veidnes
Laukos var izmantot vietturus, kurus programma aizvieto katra rēķina izveides laikā. Ja veidnes lauku atstājat tukšu, attiecīgais teksts tiek pārņemts no paraugdokumenta.
| Vietturis | Rezultāts | Piemērs |
|---|---|---|
{MENESIS} |
Perioda mēnesis latviešu valodā | “februāris” |
{GADS} |
Perioda gads ar četriem cipariem | “2026” |
{PERIODS} |
Pilns perioda datumu intervāls | “01.02.2026-28.02.2026” |
{NUMURS} |
Jaunā rēķina numurs | “RI-2026/0042” |
Piemēram, teksts “Abonēšana par {MENESIS}, {GADS}. gadu” kļūs par “Abonēšana par februāris, 2026. gadu”. Formulējumu veidojiet tā, lai mēneša nosaukums nominatīvā iederētos teikumā, piemēram, “Pakalpojuma periods: {MENESIS} {GADS}”.
4. Sūtīšana
Ja atzīme Sūtīt e-pastā nav ieslēgta, programma rēķinu izveido, bet automātiski to nenosūta.
Ja sūtīšanu ieslēdzat, obligāti norādiet:
- aktīvu izejošā rēķina izdrukas veidni;
- vismaz vienu aktīvu bankas norēķinu kontu.
Vairākus kontus var izvēlēties, turot nospiestu Ctrl operētājsistēmā Windows vai Cmd operētājsistēmā macOS. Kases kontu rēķina izdrukai izvēlēties nevar.
-
Pārņemt manus izdrukas iestatījumus
Vienu reizi kopē jūsu pašreizējos rēķinu izdrukas iestatījumus vednī. Pēc veidnes saglabāšanas tie vairs nav saistīti ar parasto izdrukas dialogu. -
Priekšskatīt
Atver paraugdokumenta PDF ar pašlaik vednī izvēlētajiem iestatījumiem. Priekšskatījums neko nesaglabā un nevienam e-pastu nesūta. -
Rādīt saņēmēja vai izsniedzēja parakstu
Nosaka parakstu lauku attēlojumu izdrukā. Izsniedzējam var norādīt arī vārdu. -
Sūtīt man e-pasta vēstules kopiju
Nosūta izveidotās vēstules kopiju uz uzņēmuma rēķinu e-pasta adresi. -
E-pasta pielikumā iekļaut rēķina XML datni
Papildus PDF sagatavo e-rēķina XML pielikumu. Paraugdokumenta un klasifikatoru datiem jābūt pietiekamiem korekta XML izveidei. -
Apmales un eksemplāri
Nosaka PDF izkārtojumu, eksemplāru tekstus, drukāšanu un kontējuma attēlojumu.
E-pasta limits
Regulāro rēķinu saraksta augšdaļā ir redzams konta e-pastu patēriņš, atlikums un šajā abonēšanas periodā vēl plānoto sūtījumu skaits. Limits ir kopīgs visiem viena Aktīvs konta uzņēmumiem.
Ja e-pastu limits ir iztērēts, rēķins tik un tā tiek izveidots, bet netiek nosūtīts. Izpilde netiek atkārtota automātiski, jo atkārtošana radītu otru rēķinu. Brīdinājumu par nenosūtīto e-pastu skatiet izpildes vēsturē un kopsavilkuma e-pastā.
5. Pārskats
Pārskata solī redzami pamatinformācijas, grafika, rēķina satura un sūtīšanas iestatījumi. Pie katras grupas var nospiest Labot un atgriezties attiecīgajā solī.
Nospiežot Saglabāt, veidne parādās regulāro rēķinu sarakstā. Ja tā ir aktīva, kolonnā Nākamais redzams nākamais plānotais datums. Ja datuma nav, grafiks ir beidzies beigu datuma vai maksimālā rēķinu skaita dēļ.
Numerācija un kopsavilkuma e-pasti
Numerācijas iestatījumi ir kopīgi visām viena uzņēmuma regulāro rēķinu veidnēm. Tos var mainīt sadaļā Iestatījumi -> Iestatījumi, blokā Regulārie rēķini.
Numeratora režīms
-
Nākošais numurs
Noklusējuma režīms. Programma turpina paraugdokumenta dokumenta veida un sērijas esošo numuru secību. -
Definēts numerators
Regulārajiem rēķiniem izmanto atsevišķu skaitītāju un jūsu definētu formātu. Lauks Definēts numerators (nākošā vērtība) rāda skaitli, kuru izmantos nākamais veiksmīgi izveidotais rēķins.
Numeratora formāta vietturi
| Vietturis | Nozīme | Piemērs |
|---|---|---|
{NR} |
Skaitītājs bez sākuma nullēm | “42” |
{NR:n} |
Skaitītājs ar sākuma nullēm līdz n cipariem; n ir no 1 līdz 10 | {NR:4} kļūst par “0042” |
{GADS} |
Dokumenta datuma gads ar četriem cipariem | “2026” |
{GADS2} |
Dokumenta datuma gada pēdējie divi cipari | “26” |
{MEN} |
Dokumenta datuma mēnesis ar diviem cipariem | “02” |
Formātā obligāti jābūt tieši vienam {NR} vai
{NR:n}. Piemēram, formāts
RI-{GADS}/{NR:4} pie skaitītāja 42 izveido numuru
“RI-2026/0042”.
Numeratora vietturis {MEN} ir mēneša numurs. Vietturis
{MENESIS} šajā laukā nav atļauts — tas paredzēts
piezīmju un darījuma apraksta veidnēm un atveido mēneša nosaukumu
vārdiem.
Gadu sākt ar 1
Ja atzīmēts Gadu sākt ar 1, jaunā gada pirmajam regulārajam
rēķinam skaitītājs sākas no 1. Šādā formātā obligāti jāiekļauj
{GADS} vai {GADS2}, lai jaunā gada numuri
neatkārtotu iepriekšējā gada numurus.
Kopsavilkuma e-pasts
- Tikai brīdinājumi — e-pasts pienāk, ja ir kļūdas vai brīdinājumi.
- Par katru izpildi — e-pasts pienāk arī tad, ja visi rēķini izveidoti veiksmīgi.
- Nesūtīt — automātiskās izpildes kopsavilkums netiek sūtīts.
Kopsavilkuma režīms neietekmē pašu klienta rēķina sūtīšanu. Tas nosaka tikai to, vai Aktīvs lietotāji saņem pārskatu par automātiskās izpildes rezultātiem.
Veidņu pārvaldīšana
Sarakstā redzams veidnes nosaukums, partneris, biežums, nākamās un pēdējās izpildes datums, statuss un e-pasta sūtīšanas pazīme. Veidni var labot arī ar dubultklikšķi uz tās rindas.
-
Labot
Atver vedni ar saglabātajiem iestatījumiem. Saglabājot aktīvu veidni pēc labojuma, tās kļūdu skaitītājs tiek notīrīts un grafiks tiek pārrēķināts. -
Apturēt
Aptur automātisko izpildi, saglabājot veidni un tās vēsturi. Kamēr veidne ir apturēta, plānotajā datumā rēķins netiek izveidots. -
Atsākt
Atkal aktivizē veidni. Nākamais datums tiek pārrēķināts uz priekšu, tādēļ programma neveido rēķinus par visu apturēšanas laiku. Atsākot tiek notīrīts iepriekšējais kļūdu skaits. -
Izlaist
Neveido nākamajā plānotajā datumā paredzēto rēķinu un pārvieto grafiku uz nākamo periodu. Vēsturē tiek saglabāts statuss Izlaists. Izlaišana nepalielina izveidoto rēķinu skaitu. -
Ģenerēt tagad
Uzreiz izveido īstu rēķinu un, ja iestatīts, mēģina to nosūtīt. Šī darbība skaitās viena izpilde: palielinās izveidoto rēķinu skaits, mainās pēdējās izpildes datums un tiek pārrēķināts nākamais datums. Ja iestatīts maksimālais rēķinu skaits, manuāla ģenerēšana to izlieto tāpat kā automātiska izpilde. -
Vēsture
Parāda līdz 60 pēdējām izpildēm: grafika datumu, statusu, izveidotā dokumenta numuru, kļūdas ziņojumu un brīdinājumus. -
Dzēst
Dzēš veidni un tās izpilžu vēsturi. Jau izveidotie rēķini paliek dokumentu sarakstā un netiek dzēsti.
Vēstures statusi
| Statuss | Nozīme |
|---|---|
| Izveidots | Rēķins ir saglabāts. Papildu brīdinājums var norādīt uz statusa vai e-pasta problēmu. |
| Neizdevās | Rēķins netika izveidots; kļūdas iemesls redzams pie izpildes. |
| Izlaists | Lietotājs apzināti izlaida šo grafika datumu. |
| Nepabeigts | Izpilde sākās, bet nav droši zināms, vai rēķins tika izveidots. |
Problēmu risināšana
Veidne apturēta pēc trim kļūdām
Ja rēķinu neizdodas izveidot trīs izpildes mēģinājumos pēc kārtas, programma veidni automātiski aptur, lai tā neveidotu nebeidzamu kļūdu virkni. Sarakstā redzams kļūdu skaits, bet pilnais iemesls — izpilžu vēsturē un kopsavilkuma e-pastā.
- Atveriet Vēsture un izlasiet pēdējās kļūdas iemeslu.
- Pārbaudiet paraugdokumentu, partneri un trūkstošos datus.
- Izvēlieties Labot, izlabojiet veidni un saglabājiet to kā aktīvu.
Izdrukas veidne vai norēķinu konts vairs nav aktīvs
Regulārā rēķina sarakstā pie e-pasta pazīmes parādās sarkans brīdinājums. Rēķinu joprojām var izveidot, taču automātiskā sūtīšana ar nederīgo iestatījumu nenotiks.
- Izvēlieties Labot un atveriet soli Sūtīšana.
- Izvēlieties citu aktīvu izdrukas veidni vai bankas kontu.
- Izmantojiet Priekšskatīt un saglabājiet izmaiņas.
Vēsturē redzama nepabeigta izpilde
Statuss Nepabeigts nozīmē, ka izpilde tika sākta, bet programma nevar droši apstiprināt rezultātu. Lai neradītu dublikātu, šo izpildi nedrīkst automātiski atkārtot vai pārrakstīt kā izlaistu.
- Pārbaudiet izejošo dokumentu sarakstu pēc veidnes partnera, datuma un paredzamā numura.
- Pārbaudiet, vai rēķins nav izveidots un nosūtīts.
- Ja rezultāts nav nosakāms, sazinieties ar Aktīvs atbalstu pirms nākamās darbības.
Nepietiek e-pastu limita
Saraksta brīdinājums Limita nepietiks salīdzina atlikušo konta e-pastu skaitu ar šajā abonēšanas periodā plānotajām sūtīšanām. Samaziniet plānoto sūtījumu skaitu vai palieliniet limitu. Ja limits tomēr tiek sasniegts, rēķini tiks izveidoti, bet daļa no tiem netiks nosūtīta.
Grafika datums ir pagājis
Ja plānotājs nav varējis izpildīt veidni paredzētajā dienā, programma neveido dokumentu ar atpakaļejošu datumu. Rēķina datums būs faktiskā izveides diena, bet automātiskais norēķinu periods joprojām tiks aprēķināts pēc sākotnējā grafika datuma. Vēsturē par to būs brīdinājums.
Biežākie jautājumi
Vai paraugdokumenta labošana maina nākamos rēķinus?
Jā. Nākamajā izpildē programma no jauna nolasa paraugdokumenta rindas un citu pārņemamo informāciju. Jau izveidotie rēķini nemainās.
Vai apturēšanas laikā neizveidotie rēķini tiks izveidoti pēc atsākšanas?
Nē. Atsākot veidni, nākamais datums tiek pārrēķināts uz tuvāko nākotnes grafika datumu. Apturētais periods netiek automātiski aizpildīts.
Vai “Izlaist” dzēš jau izveidotu rēķinu?
Nē. Darbība attiecas tikai uz nākamo vēl neizpildīto grafika datumu. Jau apstrādātu vai nepabeigtu izpildi izlaist nevar.
Vai “Ģenerēt tagad” ir tikai tests?
Nē. Tā izveido īstu dokumentu, piešķir īstu numuru, ieskaita vienu izpildi un, ja ieslēgta sūtīšana, mēģina nosūtīt rēķinu partnerim. PDF izskata pārbaudei bez saglabāšanas izmantojiet pogu Priekšskatīt vedņa sūtīšanas solī.
Kas notiek, ja e-pastu neizdodas nosūtīt?
Izveidotais rēķins paliek dokumentu sarakstā, un vēsturē tiek saglabāts brīdinājums. Programma automātiski neveido otru rēķinu tikai tāpēc, lai atkārtotu e-pasta sūtīšanu.
Kur redzēt automātiski izveidoto rēķinu?
Atveriet Noliktava -> Izejošie dokumenti. Izpildes vēsturē pie veiksmīgas izpildes ir redzams arī piešķirtais dokumenta numurs.
Kāpēc jaunai veidnei netiek veidoti rēķini par iepriekšējiem mēnešiem?
Regulārie rēķini neveic automātisku vēsturisko periodu aizpildīšanu. Tas pasargā no vairāku negaidītu dokumentu izveides slēgtos periodos. Ja nepieciešams viens rēķins uzreiz, izmantojiet Ģenerēt tagad un pirms apstiprināšanas pārbaudiet iestatījumus.